La totalidad de los procesos en los que se hacen negocios y las tomas de decisiones suelen estar determinadas por la información con la que se cuenta. Vamos con una serie de tips para la mejora de la gestión documental:
Digitalizar documentos
La digitalización de los documentos que están en el soporte pape es importante, hasta las empresas se encuentran obligadas a nivel legal a conservarlas por años. De esta forma es más fácil acceder a la información y al trabajo colaborativo.
Entre los beneficios que se derivan de esta digitalización destacan:
Ahorro en espacio
Contar con los documentos en formato electrónico, como nos confirman desde mod-documentos.com, que destacan por la rapidez en sus procesos de gestión en nuestro país, es algo que ahorra bastante espacio de almacenamiento en la propia oficina, por lo que se reducen costes en este sentido.
Seguridad
La propia digitalización nos da un extra en cuanto a tranquilidad, puesto que sabemos así que una copia de seguridad de cada documento, permite que no se pierda nunca la información.
Acceso universal
La apuesta por la plataforma en la propia nube nos permite contar con un acceso de mayor rapidez a la información en todo momento, contando con la ventaja de que se apliquen políticas de seguridad que logren registrar la trazabilidad y se controlen los accesos por los usuarios.
Clasificación adecuada
De las claves más importantes que permiten que se pueda sacar lo máximo posible a algo tan positivo como la digitalización, es que se clasifique adecuadamente la totalidad de los archivos. En este sentido, pensemos que va a merecer la pena el hecho de sentarse con tranquilidad y que se analice la estructura de la organización y los procesos necesarios.
Si se analiza el contenido de cada uno de los documentos, no debemos olvidar que el paso siguiente es que se categoricen los archivos de tal manera que la búsqueda posterior de toda información será eficiente y rápida.
Dicha clasificación lo que hará será allanar el camino para que la colaboración entre los distintos departamentos tenga una mayor fluidez y se agilicen los procesos asociados.
Utilización de los metadatos
Si el hecho de hacer una clasificación adecuada a los documentos es vital para una buena búsqueda, lo mismo podemos decir del uso adecuado de los metadatos. Con ellos es posible el hecho de optimizar mejor las búsquedas y los análisis de las informaciones, puesto que van a impactar de forma positiva en otra serie de procesos:
Estandarización documental
Mediante los metadatos se pueden establecer unos criterios fijos e identificarlos, de forma que será menor el riesgo de errores.
Intercambio de datos y reutilización
Esto es muy interesante cuando son bastante densos, puesto que con ellos podemos interpretar de mejor forma el contenido, valorando la calidad y viendo si va a merecer la pena su uso.
Recuperación
Conviene no olvidar que los metadatos nos dan información que hace que sea más simple recuperar información, proporcionando la persona de contacto, si existen restricciones de accesos, etc.
Creación de modelos de documentos
Como hay tantos documentos distintos, todo el proceso de gestión documental mejora de forma notable. Dicha optimización se va a percibir desde que se cree el documento, puesto que variará solo el propio contenido, no la estructura, que se habrá diseñada de cara a simplificar el resto de la gestión.
Centralizar contenido
Otro de los errores que suelen ser más comunes o habituales en el pasado cuando se trataba de gestionar los documentos era que se construían solos de información que acababan por aislar unos departamentos de los otros.
El resultado en este sentido es que se acababa perdiendo información a la hora de tomar decisiones, duplicidades en los documentos, así como que se producían unos procesos empresariales bastante ralentizados.
Lo mejor para solucionar todo esto era centralizar el contenido, de tal forma que la información esté en el mismo punto, y mantenga esa máxima que dice que lo que no encontramos en el sistema de verdad no existe.
Si algo bueno tiene la centralización de la información, es que la calidad de la misma pasa a optimizarse, lo que acaba por reducir el riesgo de que se produzcan errores humanos y se simplificará el propio establecimiento de las políticas de acceso que lo que harán será democratizar los accesos a la información por parte de las organizaciones.
Seguro que ahora ya sabes cuál es la mejor forma para que se realice la gestión más adecuada de los documentos de tu empresa. Al final las compañías quieren ahorrar tiempo y dinero y esta es, la mejor opción.