Desde hace unos años, la digitalización ha hecho que se imprima cada vez menos documentos. En un entorno empresarial donde el volumen de información crece exponencialmente, la digitalización de documentos surge como una solución para ahorrar en almacenamiento y costes asociados. La digitalización de documentos permite proteger los informes y evita la impresión en papel, por lo tanto, esto supone una mayor productividad y ahorro de dinero.
Aunque el papel ha sido el medio principal durante muchos años para compartir y almacenar documentos, pero a día de hoy no es aconsejable que en una empresa se acumulen grandes cantidades de copias impresas. La vía digital permite que se disminuya los costes en el uso de papel y maquinaría para la impresión. Si la organización pasa al proceso de transformación digital de los documentos, el archivo podrá ser compartido y gestionado de tal manera que no aporte un coste adicional.
El escaneo de documentos es un proceso que ya no resulta tan complejo como antes, pudiendo incluso externalizar el servicio, y trata de convertir todos los archivos físicos en documentos digitales como PDF, JPG u otros. Este proceso convierte flujos de datos no estructurados en información procesable por sistemas informáticos. Gracias a la digitalización, los empleados pueden trabajar en oficinas sin papeles. Cada vez mas empresas apuestan por la digitalización, ya que no importa el tamaño de la organización ni el sector. Desde el diario Interempresas.net explican que «según su informe, un 88% de los encuestados consideran que los procesos de trabajo han mejorado gracias a la digitalización”.
Si las organizaciones de nuestro país apuestan por las nuevas tecnologías y por la gestión electrónica de documentos, pueden reforzar la seguridad de la información y agilizar la toma de decisiones. La digitalización permite la toma de decisiones, ya que los documentos en papel dificultan su compartición. A día de hoy, la digitalización de documentos y la gestión documental se unen para mejorar la organización y productividad de las empresas. En este artículo explicaremos en que consiste la digitalización de documentos en la empresa y los beneficios que ofrece.
¿En qué consiste la digitalización de documentos de una empresa?
La digitalización documental no solo se trata del escaneo o de esa conversión en bits de información, pues requiere de una serie de tareas que son necesarias. Antes de realizar la digitalización con ayuda de escáneres, la empresa debe recopilar todos los documentos y prepararlos para esa digitalización. Esa preparación implica ciertas tareas manuales, como es la extracción de clips o grapas de las hojas de papel y su clasificación por tipos de documento. Tras el escaneo, se identifica el contenido semi estructurado y se considera elementos como caracteres especiales o códigos de barras.
Después, la empresa se encarga de la verificación en el sistema, validando cada registro para que se ajuste a las reglas de indexación establecidas en el formato que se desee exportar (txt, mdb, xml, pdf…). Esto permite organizar mejor la empresa y un acceso más rápido de los documentos, por lo que se administra el acceso a los informes desde cualquier dispositivo y lugar, siendo muy importante para empresas que realizan reuniones fuera de la oficina. Los empleados que teletrabajan y se encuentran en distintas ciudades pueden acceder a los mismos documentos y archivos en diferentes dispositivos (portátiles, tablet, móviles).
¿Cuáles son los beneficios de la vía digital?
La digitalización de documentos puede ofrecer a la empresa los siguientes beneficios.
Ahorro de almacenamiento
La digitalización permite reducir espacio de almacenamiento, ya que en 1 TB, que es la capacidad mínima de muchos discos duros, caben más de 6 millones de páginas de documentos.
Ahorro de costes
La digitalización permite un ahorro considerable, ya que la empresa necesita material de oficina para guardar los archivos físicos. Incluso, es necesario la contratación de un guardia de seguridad, para proteger documentos confidenciales. La digitalización de documentos supone una mayor productividad y ahorro de dinero, por lo que evita tener que utilizar archivadores o espacios de almacenaje.
Mejora la productividad
Los profesionales de la empresa Everygit, especialistas en la digitalización de documentos, nos explican que el beneficio más importante de digitalizar documentos en una empresa es mejorar la productividad de los trabajadores, porque se promueve la disminución de la carga de trabajo, ya que una vez que se digitaliza los archivos, es muy sencillo y rápido encontrar los datos de los clientes o los informes de los proveedores.
Accesibilidad a la información
Cuando los documentos están digitalizados, clasificados e indexados, su acceso es inmediato. La digitalización documental proporciona mayor rapidez en la recuperación de los datos, por lo que reduce la carga manual.
Compartir los datos desde cualquier lugar
El teletrabajo ha impulsado que muchas empresas apuesten por la digitalización de documentos, especialmente si sus empleados teletrabajan. La digitalización permite compartir los informes desde cualquier lugar y dispositivo. La digitalización de documentos permite proteger los documentos a la vez que compartirlos a todo el equipo de trabajo. Si pasamos al proceso de transformación digital de los documentos, el archivo podrá ser compartido, ordenado y gestionado de tal manera que no aporte un coste adicional.
Procesamiento de datos
La digitalización permite que el procesamiento de datos sea más sencillo. Si los empleados disponen de toda la información almacenada y clasificada digitalmente, pueden extraerla y encontrarla rápidamente.
Sostenibilidad
Si la empresa opta por la vía digital puede mejorar su imagen e incluso su reputación. Lo ideal es que publique en sus plataformas sociales un post sobre la importancia de la digitalización y los beneficios sostenibles que conlleva. La digitalización impulsa la sostenibilidad en las empresas, ya que ayuda a reducir el uso del papel y la fabricación de fotocopiadoras. Si la empresa es sostenible y no utiliza bolsas de plástico ni materiales contaminantes, debe implementar la vía digital y las nuevas tecnologías a su negocio.
Evita pérdidas
Los documentos en papel se deterioran con el uso entre los diferentes trabajadores, pero al digitalizar documentos en una empresa se garantiza que la información no se pierda.
Políticas de seguridad
Los documentos digitalizados permiten establecer políticas de seguridad para evitar los ataques malintencionados. Además, las copias de seguridad permiten mantener un seguro en caso de desastres informáticos. La digitalización gana adeptos porque aumenta la seguridad de los documentos digitalizados, ya que permite guardar los informes con claves y restringir la entrada de trabajadores. Incluso, los empleados pueden recuperar un contenido borrado equivocadamente.
Protección del medioambiente
Si la empresa apuesta por la digitalización, los empleados no tendrán que utilizar el papel. Gracias a la digitalización, podemos conseguir un mundo más sostenible porque ahorra las toneladas de papel. Además, también reduce drásticamente la huella de carbono asociada a la fabricación y uso de fotocopiadoras y escáneres.
¿Cuáles son los documentos que se pueden digitalizar?
Las empresas pueden digitalizar una gran variedad de documentos para mejorar la productividad. A continuación, detallamos cuáles son los documentos que se pueden digitalizar:
-Contratos: son los documentos legales que determinan la relación entre el cliente y la empresa. Es importante digitalizar los documentos para simplificar su seguimiento en el caso de renovaciones recurrentes.
-Facturas: la digitalización agiliza el volumen de facturas. Su gestión dentro del flujo de información se agiliza gracias a la factura electrónica y la digitalización certificada.
–Albaranes y pedidos: es importante acceder a la información desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo para resolver muchos problemas en situaciones como el reparto de la mercancía.
– Estados financieros: la administración exige digitalizar la documentación financiera. Además, este proceso permite aumentar la seguridad de una información tan crítica para la continuidad del negocio.
La digitalización de documentos supone una mayor productividad y ahorro de dinero. Lo ideal es que la empresa apueste por un software especializado en la gestión de documentos para apostar por una administración efectiva de los archivos y mejorar los procesos de la oficina. Se recomienda que el software se adapte a las necesidades y características de la organización.
Si la empresa tiene dudas sobre el software de gestión de documentos, debes ponerse en contacto con los expertos en este sector para que le resuelva todas las dudas. Apostar por la digitalización documental se ha convertido en una pieza clave, pero es aconsejable confiar en los especialistas para conseguir los mejores resultados. Es importante que el equipo tenga experiencia y se encargue de la digitalización de documentos existentes en papel de oficinas y negocios.
Algunas empresas pequeñas no quieren digitalizar los documentos porque consideran que no están capacitadas para usar las nuevas tecnologías, pero los expertos en este sector aportan cursos para empresas sobre la vía digital. Además, los expertos en digitalización ofrecen un asesoramiento individualizado para gestionar la documentación y cambiar el proceso de los empleados. Este asesoramiento es fundamental porque todas las empresas no necesitan el mismo software, ya que esto depende de varios factores.
Antes de elegir el software, es importante valorar el tamaño de la empresa, el sector al que se dedica, el número de empleados, las características de la organización, las necesidades de dirección, etc. Si la empresa utiliza el mejor software puede ganar en agilidad y no quedarse atrás en la toma de decisiones respecto a la competencia.
